Balance & Prepaid (Saldo)
Panduan lengkap sistem saldo prepaid LancarTech — dari topup saldo, auto-renewal otomatis, transfer antar subscriber, riwayat mutasi, hingga konfigurasi dan integrasi dengan siklus billing. Sistem saldo memungkinkan model bisnis prepaid yang fleksibel untuk ISP Anda.
Overview
Sistem saldo (balance) LancarTech memberikan fleksibilitas model bisnis prepaid untuk ISP. Subscriber dapat menyimpan saldo di akun mereka dan menggunakannya untuk membayar tagihan internet secara otomatis, tanpa perlu melakukan pembayaran manual setiap bulan.
Model prepaid sangat cocok untuk ISP yang melayani segmen residensial di area rural, subscriber yang tidak memiliki akses perbankan digital, atau ISP yang ingin mengurangi risiko piutang tak tertagih. Dengan saldo, subscriber membayar di muka dan layanan akan berjalan selama saldo mencukupi.
Topup Fleksibel
Subscriber dapat topup saldo melalui admin, portal subscriber, atau payment gateway kapan saja.
Auto-Renewal dari Saldo
Tagihan bulanan otomatis dipotong dari saldo saat jatuh tempo tanpa intervensi manual.
Transfer Antar Subscriber
Subscriber dapat mentransfer saldo ke subscriber lain dalam satu tenant ISP.
Riwayat Lengkap
Setiap perubahan saldo tercatat dalam audit trail yang lengkap dan transparan.
Topup Saldo
LancarTech menyediakan tiga metode topup saldo untuk mengakomodasi berbagai kebutuhan subscriber dan model operasional ISP. Setiap metode topup langsung menambah saldo subscriber secara real-time.
Topup oleh Admin
Admin atau kasir ISP dapat menambah saldo subscriber secara langsung dari dashboard. Cocok untuk subscriber yang datang ke kantor ISP dan membayar tunai. Admin memilih subscriber, memasukkan nominal topup, metode pembayaran (cash/transfer), dan catatan opsional. Saldo langsung bertambah setelah konfirmasi. Setiap topup oleh admin tercatat lengkap dengan identitas admin yang melakukan untuk keperluan audit.
Self-Topup via Portal Subscriber
Subscriber dapat melakukan topup mandiri melalui Subscriber Portal. Mereka login ke portal, masuk ke menu Saldo, pilih nominal topup (dari daftar preset atau nominal custom), dan memilih metode pembayaran. Sistem akan membuat transaksi payment gateway dan saldo otomatis bertambah setelah pembayaran dikonfirmasi. Fitur ini mengurangi beban admin dan memungkinkan topup 24/7.
Topup via Payment Gateway
Terintegrasi dengan Tripay untuk topup otomatis melalui berbagai channel: Virtual Account (BCA, BNI, BRI, Mandiri, Permata), QRIS, E-Wallet (GoPay, OVO, DANA, ShopeePay), dan Minimarket (Alfamart, Indomaret). Subscriber menerima kode pembayaran unik, dan saldo otomatis bertambah setelah pembayaran terverifikasi oleh payment gateway melalui callback webhook.
Nominal Preset:: (misalnya Rp 50.000, Rp 100.000, Rp 200.000, Rp 500.000).
Auto-Renewal dari Saldo
Fitur unggulan sistem saldo adalah kemampuan auto-renewal otomatis. Saat tagihan bulanan jatuh tempo, sistem secara otomatis memotong saldo subscriber untuk membayar invoice tanpa perlu tindakan manual dari subscriber maupun admin.
Alur Auto-Renewal
Invoice Dibuat
Sistem membuat invoice untuk periode billing berikutnya seperti biasa. Invoice mencantumkan informasi bahwa pembayaran akan otomatis dipotong dari saldo pada tanggal jatuh tempo.
Pengecekan Saldo
Sistem mengecek apakah saldo subscriber mencukupi untuk membayar invoice. Jika saldo kurang, subscriber menerima notifikasi via WhatsApp/SMS untuk segera topup sebelum jatuh tempo.
Pemotongan Otomatis
Pada tanggal jatuh tempo, sistem otomatis memotong saldo sebesar nominal invoice. Invoice berubah status menjadi Paid, jurnal akuntansi dibuat, dan subscriber menerima konfirmasi pembayaran. Layanan berlanjut tanpa interupsi.
Saldo Tidak Cukup
Jika saldo tidak mencukupi pada tanggal jatuh tempo, auto-renewal gagal. Invoice tetap berstatus Unpaid dan alur billing normal berlanjut (reminder, grace period, auto-suspend). Subscriber diberi kesempatan untuk topup dan membayar manual.
Partial Payment:: apakah sistem boleh melakukan partial payment (memotong saldo
Transfer Saldo
LancarTech memungkinkan transfer saldo antar subscriber dalam satu tenant ISP. Fitur ini berguna untuk keluarga yang memiliki beberapa akun subscriber, atau untuk redistribusi saldo antar lokasi.
Langkah Transfer Saldo
Subscriber login ke portal dan navigasi ke menu Saldo > Transfer Saldo. Atau admin dapat melakukan transfer dari dashboard admin pada halaman detail subscriber.
Masukkan ID subscriber atau nomor telepon penerima. Sistem menampilkan nama subscriber penerima untuk konfirmasi. Penerima harus berada dalam satu tenant ISP yang sama.
Input nominal transfer. Sistem melakukan validasi: saldo pengirim harus mencukupi, nominal minimal transfer (default: Rp 10.000), dan nominal maksimal per transaksi (dapat dikonfigurasi oleh admin tenant).
Sistem menampilkan ringkasan transfer (pengirim, penerima, nominal, biaya admin jika ada). Setelah dikonfirmasi, saldo langsung berpindah secara atomik — saldo pengirim berkurang dan saldo penerima bertambah dalam satu transaksi database.
Kedua pihak menerima notifikasi transfer via WhatsApp/SMS: pengirim mendapat konfirmasi saldo berkurang, penerima mendapat notifikasi saldo bertambah. Transaksi tercatat di riwayat saldo kedua subscriber.
Keamanan Transfer:: diaktifkan, admin juga dapat mengatur limit harian per subscriber
Riwayat Saldo
Setiap perubahan saldo subscriber tercatat secara detail dan permanen dalam sistem. Riwayat saldo berfungsi sebagai audit trail yang lengkap dan transparan, memudahkan rekonsiliasi dan penyelesaian sengketa.
| Tipe Mutasi | Deskripsi | Efek Saldo |
|---|---|---|
| Topup Admin | Penting: | + (Bertambah) |
| Best Practices | Penambahan saldo via payment gateway (VA, QRIS, E-Wallet) | Selanjutnya: PSB - Pemasangan Baru |
| Topup Admin | Penambahan saldo oleh admin/kasir ISP | + (Bertambah) |
| Topup Online | Penambahan saldo via payment gateway (VA, QRIS, E-Wallet) | + (Bertambah) |
| Auto-Renewal | Pemotongan otomatis untuk pembayaran invoice bulanan | - (Berkurang) |
| Pembayaran Manual | Pembayaran invoice menggunakan saldo oleh admin | - (Berkurang) |
| Transfer Keluar | Transfer saldo ke subscriber lain | - (Berkurang) |
| Transfer Masuk | Menerima transfer saldo dari subscriber lain | + (Bertambah) |
Setiap record mutasi menyimpan informasi: tanggal dan waktu transaksi, tipe mutasi, nominal, saldo sebelum dan sesudah transaksi, referensi (nomor invoice, ID transfer, dsb.), aktor (subscriber, admin, atau sistem), dan keterangan tambahan. Data riwayat tidak pernah dihapus untuk menjaga integritas audit trail.
Saldo di Portal Subscriber
Subscriber dapat mengelola saldo mereka secara mandiri melalui Subscriber Portal. Portal menyediakan tampilan yang informatif dan aksi yang mudah digunakan.
Dashboard Saldo
Halaman utama portal menampilkan saldo terkini subscriber secara prominan. Informasi saldo mencakup: jumlah saldo saat ini, estimasi berapa bulan layanan yang bisa ditanggung saldo, tanggal auto-renewal berikutnya, dan status auto-renewal (aktif/nonaktif). Widget saldo juga menampilkan peringatan jika saldo mendekati batas minimum.
Topup Saldo
Subscriber dapat melakukan topup langsung dari portal. Pilih nominal dari daftar preset atau masukkan nominal custom, pilih metode pembayaran yang tersedia, dan ikuti instruksi pembayaran. Saldo otomatis bertambah setelah pembayaran dikonfirmasi oleh payment gateway. Riwayat topup tersedia untuk referensi.
Riwayat Mutasi
Portal menampilkan riwayat lengkap semua perubahan saldo dengan filter berdasarkan tipe mutasi dan periode. Subscriber dapat melihat detail setiap transaksi termasuk tanggal, tipe, nominal, saldo sebelum/sesudah, dan keterangan. Data dapat diunduh dalam format CSV untuk arsip pribadi.
Transfer Saldo
Jika fitur transfer diaktifkan oleh admin tenant, subscriber dapat mentransfer saldo ke subscriber lain langsung dari portal. Proses transfer memerlukan konfirmasi dan kedua pihak menerima notifikasi.
Pengaturan Auto-Renewal
Subscriber dapat mengaktifkan atau menonaktifkan auto-renewal dari saldo di halaman pengaturan portal. Jika dinonaktifkan, subscriber harus membayar invoice secara manual meskipun memiliki saldo. Pengaturan ini memberikan kontrol penuh kepada subscriber atas penggunaan saldo mereka.
Konfigurasi Auto-Renewal
Admin tenant memiliki kontrol penuh atas perilaku auto-renewal dari saldo. Konfigurasi dapat diatur secara global untuk seluruh tenant atau di-override per subscriber individual.
| Parameter | Default | Deskripsi |
|---|---|---|
| Refund | Pengembalian saldo karena pembatalan layanan atau koreksi | + (Bertambah) |
| Adjustment | Penyesuaian saldo manual oleh admin (koreksi, kompensasi) | +/- (Sesuai) |
| Auto-Renewal Global | Aktif | Aktifkan/nonaktifkan fitur auto-renewal untuk seluruh subscriber. Jika nonaktif, saldo hanya bisa digunakan untuk pembayaran manual. |
| Override per Subscriber | Mengikuti Global | Admin dapat mengaktifkan/menonaktifkan auto-renewal per subscriber individual, menimpa pengaturan global. |
| Minimum Saldo Threshold | Rp 0 | Saldo minimum yang harus tersisa setelah pemotongan auto-renewal. Jika saldo setelah potong di bawah threshold, renewal tidak dieksekusi. |
| Notifikasi Saldo Rendah | Aktif | Kirim notifikasi saat saldo subscriber di bawah harga 1x renewal. Membantu subscriber topup tepat waktu. |
| Partial Payment | Nonaktif | Izinkan pemotongan parsial jika saldo tidak mencukupi seluruh nominal invoice. Sisa tagihan menjadi piutang. |
Akses Konfigurasi:: di dashboard admin. Perubahan berlaku untuk semua subscriber yang
Integrasi dengan Billing
Sistem saldo terintegrasi erat dengan siklus billing LancarTech. Berikut adalah bagaimana saldo berinteraksi dengan berbagai aspek billing:
Saat invoice dibuat (H-7), sistem mengecek apakah subscriber memiliki auto-renewal aktif dan saldo mencukupi. Jika ya, invoice diberi tanda bahwa akan dibayar otomatis dari saldo. Reminder tetap dikirim sebagai informasi, bukan sebagai pengingat pembayaran.
Pada tanggal jatuh tempo, background job memproses semua invoice yang ditandai auto-renewal. Saldo dipotong secara atomik (saldo berkurang + invoice lunas + jurnal dibuat dalam satu transaksi database). Ini menjamin konsistensi data.
Jika auto-renewal gagal (saldo kurang), invoice kembali ke alur billing normal: reminder lanjutan dikirim, grace period berlaku, dan auto-suspend berjalan sesuai jadwal. Subscriber dapat topup saldo dan membayar kapan saja sebelum suspend.
Setiap pembayaran dari saldo otomatis membuat jurnal akuntansi double-entry: debit akun Saldo Subscriber (liabilitas berkurang) dan kredit akun Pendapatan Jasa. Topup saldo membuat jurnal: debit Kas/Bank dan kredit Saldo Subscriber (liabilitas bertambah).
Dashboard admin menampilkan total saldo seluruh subscriber (merupakan kewajiban/liabilitas ISP). Laporan mencakup: total saldo outstanding, rata-rata saldo per subscriber, subscriber dengan saldo rendah, dan tren topup per periode.
Penting:: pembayaran layanan. Pastikan pencatatan akuntansi saldo akurat
Best Practices
Berikut adalah tips dan praktik terbaik untuk mengelola sistem saldo prepaid ISP Anda secara efektif:
Tentukan strategi prepaid vs postpaid
Evaluasi segmen subscriber Anda. Prepaid cocok untuk area rural, subscriber individual, dan subscriber yang tidak memiliki akses perbankan digital. Postpaid cocok untuk subscriber korporat dan area urban. Anda bisa menjalankan keduanya bersamaan — subscriber dengan saldo otomatis menggunakan prepaid, sisanya mengikuti alur postpaid normal.
Aktifkan notifikasi saldo rendah
Pastikan notifikasi saldo rendah aktif agar subscriber mendapat peringatan sebelum saldo habis. Set threshold notifikasi minimal sebesar 1x harga paket subscriber. Ini mengurangi risiko layanan terputus karena saldo habis tanpa disadari.
Tawarkan insentif topup besar
Berikan diskon atau bonus saldo untuk topup dalam jumlah besar. Contoh: topup Rp 500.000 dapat bonus Rp 25.000. Ini meningkatkan cashflow ISP dan mengurangi frekuensi transaksi topup kecil-kecil.
Monitor total saldo outstanding
Pantau total saldo seluruh subscriber secara rutin. Angka ini merupakan kewajiban ISP. Pastikan ISP memiliki dana cadangan yang setara untuk memenuhi kewajiban jika semua subscriber menarik/menggunakan saldo bersamaan.
Rekonsiliasi saldo bulanan
Di akhir setiap bulan, rekonsiliasi total topup yang diterima, total pemotongan untuk pembayaran, total transfer, dan saldo akhir. Pastikan tidak ada selisih antara saldo di sistem dan dana yang masuk ke rekening ISP.
Edukasi subscriber tentang auto-renewal
Pastikan subscriber memahami bahwa saldo mereka akan dipotong otomatis saat jatuh tempo. Sertakan informasi ini saat pendaftaran dan di halaman topup. Subscriber yang memahami mekanisme auto-renewal cenderung lebih proaktif melakukan topup.
Set minimum saldo yang wajar
Konfigurasi minimum saldo threshold yang realistis. Jangan terlalu tinggi (subscriber merasa saldo mereka terkunci) atau terlalu rendah (tidak efektif). Rp 0 hingga Rp 10.000 adalah range yang wajar untuk sebagian besar ISP.
Gunakan saldo untuk retensi subscriber
Subscriber yang memiliki saldo cenderung tidak churn. Pertimbangkan memberikan bonus saldo untuk subscriber yang memperpanjang kontrak atau mereferensikan subscriber baru. Saldo menjadi alat retensi yang efektif.