Billing & Invoice
Panduan lengkap sistem billing otomatis LancarTech — dari pembuatan invoice, siklus penagihan, prorating, metode pembayaran, hingga auto-suspend dan reactivation. Semua berjalan otomatis tanpa intervensi manual.
Overview
LancarTech mengotomasi seluruh siklus billing ISP Anda. Tidak seperti sistem billing tradisional yang menagih per-subscriber, LancarTech menjalankan billing setiap layanan internet yang aktif memiliki tanggal billing, invoice, dan siklus penagihannya sendiri.
Jika satu subscriber memiliki 2 layanan — misalnya PPPoE di rumah dan Hotspot di kantor — masing-masing akan mendapat invoice terpisah dengan tanggal jatuh tempo yang bisa berbeda. Model ini mengikuti standar industri telekomunikasi seperti yang diterapkan Indihome dan ISP besar lainnya.
Invoice Otomatis
Invoice dibuat otomatis H-7 sebelum jatuh tempo tanpa intervensi admin.
Reminder Multi-Channel
Pengingat otomatis via WhatsApp, SMS, dan Email pada jadwal yang dapat dikonfigurasi.
Payment Gateway
Terintegrasi Tripay untuk pembayaran online otomatis (VA, QRIS, E-Wallet, Minimarket).
Auto-Suspend & Reactivate
Layanan otomatis dinonaktifkan saat menunggak dan aktif kembali saat lunas.
Siklus Billing
Setiap service memiliki tanggal billing (billing date) yang ditentukan saat service pertama kali diaktifkan. Berikut adalah alur lengkap siklus billing dari awal hingga akhir:
Invoice Dibuat & Reminder Pertama
Sistem membuat invoice secara otomatis untuk periode billing berikutnya. Invoice berisi detail layanan, paket, harga, pajak (jika ada), dan periode. Bersamaan dengan itu, reminder pertama dikirim ke subscriber via WhatsApp/SMS/Email yang berisi informasi tagihan dan link pembayaran.
Reminder Kedua
Jika subscriber belum melakukan pembayaran, sistem mengirim reminder kedua. Pesan ini menyertakan link pembayaran langsung yang dapat diklik subscriber untuk membayar melalui payment gateway Tripay. Template pesan dapat disesuaikan per tenant.
Reminder Terakhir
Reminder terakhir sebelum jatuh tempo. Pesan menekankan bahwa tagihan akan jatuh tempo besok dan layanan berisiko dinonaktifkan jika tidak segera dilunasi. Ini adalah kesempatan terakhir subscriber untuk membayar sebelum deadline.
Jatuh Tempo
Tanggal jatuh tempo invoice. Sistem mengirim notifikasi terakhir bahwa tagihan telah jatuh tempo. Pada tahap ini, invoice berstatus Overdue. Grace period mulai dihitung untuk auto-suspend.
Auto-Suspend (Isolir)
Setelah grace period (default 3 hari, dapat dikonfigurasi per tenant), sistem secara otomatis menonaktifkan layanan subscriber. PPP secret/hotspot user di-disable di MikroTik, status service berubah menjadi Suspended, dan notifikasi isolir dikirim. Jumlah hari grace period dapat diatur dari 1 hingga 14 hari.
Pembayaran Diterima & Auto-Reactivate
Saat pembayaran diterima (baik via payment gateway maupun pembayaran manual oleh admin), sistem secara otomatis: mengubah status invoice menjadi Paid, mengaktifkan kembali PPP secret/hotspot user di MikroTik, mengubah status service menjadi Active, membuat jurnal akuntansi, dan mengirim konfirmasi pembayaran ke subscriber.
billing dapat disesuaikan per tenant — termasuk jumlah hari sebelum invoice dibuat, jadwal reminder, grace period sebelum suspend, dan template pesan. Akses melalui
Invoice Generation
Invoice dibuat secara otomatis oleh background job yang berjalan setiap hari. Berikut proses detail pembuatan invoice:
Setiap hari, sistem menjalankan background job yang memeriksa seluruh service dengan status Active di semua tenant. Job ini berjalan pada dini hari (default: 01:00 WIB) untuk menghindari beban traffic puncak.
Sistem mencocokkan tanggal billing setiap service. Service yang mendekati tanggal billing (H-7 secara default) akan diproses. Service yang sudah memiliki invoice untuk periode bersangkutan akan dilewati untuk menghindari duplikasi.
Sistem menghitung total tagihan berdasarkan: harga paket layanan, pajak (PPN jika dikonfigurasi), diskon atau promo yang berlaku, dan biaya tambahan (jika ada). Untuk invoice pertama, prorating dihitung jika subscriber mendaftar di tengah periode.
Nomor invoice di-generate secara berurutan per tenant dengan format INV-YYYY-NNNN (contoh: INV-2026-0042). Penomoran reset setiap tahun. Format ini memudahkan pencarian dan pelaporan.
Invoice yang telah dibuat otomatis dikirim ke subscriber melalui email (jika alamat email tersedia) dan tersedia di Subscriber Portal. Link pembayaran online juga disertakan dalam pesan reminder WhatsApp/SMS.
subscriber (nama, alamat, kontak), detail service (tipe koneksi, username), nama dan spesifikasi paket, harga paket, pajak, diskon, total tagihan, periode layanan (dari-sampai), tanggal jatuh tempo, dan kode pembayaran unik.
Prorating
Prorating adalah perhitungan biaya proporsional saat subscriber mendaftar di tengah periode billing. LancarTech secara otomatis menghitung biaya prorata agar subscriber hanya membayar sesuai jumlah hari yang dinikmati pada periode pertama.
Rumus Prorating
Biaya Prorata = (Jumlah Hari Tersisa / Total Hari dalam Bulan) x Harga PaketContoh Perhitungan
Subscriber mendaftar paket Internet 20 Mbps dengan harga Rp 150.000/bulan. Billing cycle tenant diset tanggal 1 setiap bulan. Subscriber mendaftar pada tanggal 15 April.
| Parameter | Nilai |
|---|---|
| Harga Paket | Rp 150.000 / bulan |
| Tanggal Daftar | 15 April |
| Hari Tersisa | 16 hari (15-30 April) |
| Total Hari dalam Bulan | 30 hari |
| Rumus Prorating | (16 / 30) x Rp 150.000 |
| Invoice Pertama | Rp 80.000 |
Pada contoh di atas, subscriber membayar pertama (periode 15-30 April). Mulai invoice kedua (periode 1-30 Mei), subscriber membayar harga paket penuh hanya berlaku pada invoice pertama.
untuk langsung mengenakan biaya penuh pada bulan pertama, fitur prorating dapat dinonaktifkan di mode ini, subscriber langsung membayar harga paket penuh terlepas dari tanggal pendaftaran.
Metode Pembayaran
LancarTech terintegrasi dengan gateway utama, mendukung berbagai metode pembayaran yang populer di Indonesia. Pembayaran online direkonsiliasi secara otomatis — tidak perlu konfirmasi manual dari admin.
| Metode | Contoh Channel | Konfirmasi | Keterangan |
|---|---|---|---|
| Bank Transfer (VA) | BCA, BRI, Mandiri, BNI, Permata, CIMB | Otomatis via callback | Virtual Account unik per invoice, berlaku 24 jam |
| QRIS | Semua e-wallet & mobile banking | Otomatis (real-time) | QR code universal, scan dari aplikasi apapun |
| E-Wallet | OVO, GoPay, DANA, ShopeePay, LinkAja | Otomatis (real-time) | Redirect ke aplikasi e-wallet untuk konfirmasi |
| Minimarket | Alfamart, Indomaret | Otomatis (max 15 menit) | Kode pembayaran yang bisa dibayar di kasir |
| Manual / Cash | Bayar langsung ke kantor ISP | Manual oleh admin | Admin mencatat pembayaran melalui dashboard |
online, daftarkan akun di Key di Pengaturan > Payment Gateway. LancarTech akan otomatis membuat transaksi dan menerima callback pembayaran dari Tripay.
Untuk panduan lengkap setup payment gateway (Tripay, QRIS, VA, e-wallet), lihat dokumentasi Settings & Konfigurasi.
Payment Tracking
LancarTech menyediakan sistem pelacakan pembayaran yang komprehensif dengan auto-reconciliation. Setiap pembayaran yang masuk melalui payment gateway secara otomatis dicocokkan dengan invoice yang sesuai.
Alur Auto-Reconciliation
Status Invoice
Invoice telah dibuat, belum ada pembayaran. Masih dalam periode sebelum jatuh tempo.
Invoice telah melewati tanggal jatuh tempo dan belum dibayar.
Pembayaran telah diterima dan diverifikasi. Service aktif atau di-reactivate.
Invoice dibatalkan oleh admin (misalnya: koreksi tagihan, subscriber berhenti sebelum jatuh tempo).
Sistem Reminder
LancarTech mengirim reminder otomatis sebelum dan sesudah tanggal jatuh tempo untuk memaksimalkan collection rate. Sistem reminder mendukung multi-channel dan template yang dapat disesuaikan.
| Waktu | Channel | Tujuan | Konten |
|---|---|---|---|
| H-7 | H-7 | WhatsApp, Email | Pengingat awal |
| H-3 | Informasi tagihan baru, nominal, link pembayaran, tanggal jatuh tempo | H-3 | WhatsApp, SMS |
| H-1 | Pengingat kedua | Reminder bahwa jatuh tempo mendekat, link pembayaran langsung | H-1 |
| H+0 | WhatsApp, SMS | Pengingat terakhir | Peringatan bahwa besok jatuh tempo, ancaman isolir jika tidak bayar |
Template Kustomisasi
Setiap pesan reminder menggunakan template yang mendukung variabel dinamis. Anda dapat menyesuaikan isi pesan sesuai kebutuhan bisnis. Variabel yang tersedia:
{{nama_subscriber}}, {{nama_paket}}, {{nominal}},
{{tanggal_jatuh_tempo}}, {{link_bayar}}, {{nomor_invoice}},
{{nama_isp}}, {{sisa_hari}}reminder dapat disesuaikan di mengaktifkan atau menonaktifkan masing-masing reminder secara independen, serta memilih channel pengiriman per jadwal.
Auto-Suspend (Isolir)
Auto-suspend (isolir) adalah mekanisme otomatis untuk menonaktifkan layanan subscriber yang menunggak. Fitur ini memastikan bahwa subscriber yang belum membayar tidak terus menggunakan layanan, sekaligus memotivasi pembayaran tepat waktu.
Proses Auto-Suspend
Setelah tanggal jatuh tempo, sistem menghitung grace period yang dapat dikonfigurasi (default: 3 hari, range: 1-14 hari). Selama grace period, subscriber masih bisa menggunakan layanan tetapi menerima notifikasi bahwa tagihan sudah overdue.
Saat grace period berakhir, LancarTech mengirim perintah ke MikroTik untuk menonaktifkan (disable) PPP secret atau hotspot user subscriber. Koneksi internet subscriber langsung terputus.
Status service di database diubah menjadi Suspended. Dashboard admin menampilkan service ini dalam daftar subscriber yang terisolir.
Subscriber menerima notifikasi via WhatsApp/SMS/Email bahwa layanan telah dinonaktifkan karena tunggakan. Pesan menyertakan nominal tagihan dan link pembayaran untuk melunasi.
Jika dikonfigurasi, subscriber yang mencoba browsing akan diarahkan ke halaman redirect (walled garden) yang menampilkan informasi tagihan dan tombol pembayaran. Fitur ini menggunakan MikroTik hotspot redirect atau firewall NAT redirect.
Saat pembayaran diterima (baik via payment gateway maupun manual), sistem otomatis mengaktifkan kembali PPP secret/hotspot user di MikroTik, mengubah status service menjadi Active, dan mengirim konfirmasi ke subscriber. Proses ini berjalan dalam hitungan detik tanpa intervensi admin.
dan dapat diakses oleh LancarTech saat proses suspend/reactivate. Jika router tidak dapat dijangkau, aksi akan masuk ke retry queue dan dieksekusi ulang saat koneksi kembali tersedia. Admin akan menerima alert jika aksi gagal setelah beberapa percobaan.
Pembayaran Manual
Selain pembayaran online melalui payment gateway, LancarTech juga mendukung pencatatan pembayaran manual untuk subscriber yang membayar langsung ke kantor ISP dengan cash atau transfer bank manual (tanpa Virtual Account).
Langkah Pencatatan Pembayaran Manual
Admin navigasi ke menu Billing > Invoice, atau langsung dari halaman detail subscriber. Cari invoice yang ingin ditandai lunas.
Klik invoice yang bersangkutan, lalu pilih aksi Tandai Lunas (Mark as Paid). Dialog konfirmasi akan muncul.
Isi metode pembayaran (Cash, Transfer Bank Manual, Deposit), nominal yang diterima, tanggal pembayaran, dan catatan/bukti pembayaran (opsional, misalnya nomor referensi transfer atau foto bukti).
Setelah dikonfirmasi, sistem secara otomatis: mengubah status invoice menjadi Paid, mengaktifkan kembali service jika dalam status Suspended, membuat jurnal akuntansi (debit Kas, kredit Pendapatan Jasa), dan mencatat admin yang melakukan pencatatan untuk audit trail.
admin dapat menggunakan fitur batch payment untuk menandai beberapa invoice sekaligus sebagai lunas — cocok untuk ISP yang masih banyak menerima pembayaran cash dari kolektor lapangan.
Voucher & Coupon
LancarTech menyediakan sistem voucher dan kupon diskon untuk mendukung model bisnis prepaid (hotspot) dan program promosi.
Voucher Prepaid (Hotspot)
Kode voucher yang dapat ditukarkan untuk akses internet via Hotspot MikroTik. Cocok untuk cafe, hotel, coworking space, atau layanan harian/jam-an. Setiap voucher memiliki konfigurasi: bandwidth (upload/download), durasi (jam/hari/minggu), kuota data (opsional), jumlah device yang bisa konek bersamaan, masa berlaku voucher (expired date), dan harga. Voucher dapat di-generate secara batch (ratusan sekaligus) dan dicetak untuk didistribusikan.
Coupon Diskon
Kode diskon yang memberikan potongan harga pada invoice subscriber. Mendukung dua tipe diskon: persentase (contoh: 20% off) dan nominal tetap (contoh: Rp 25.000 off). Setiap coupon dapat dikonfigurasi dengan: jumlah penggunaan maksimal, periode promo (tanggal mulai-berakhir), paket yang berlaku (semua atau spesifik), minimal pembayaran, dan apakah bisa digabung dengan promo lain.
Laporan Billing
LancarTech menyediakan berbagai laporan billing untuk membantu Anda memantau kesehatan keuangan ISP, mengidentifikasi tren, dan mengambil keputusan bisnis berdasarkan data. Semua laporan dapat difilter berdasarkan periode, area, dan paket, serta diekspor ke CSV/PDF.
| Laporan | Deskripsi | Kegunaan |
|---|---|---|
| Revenue Summary | Total pendapatan per bulan/kuartal/tahun dengan perbandingan YoY dan MoM | Memantau pertumbuhan revenue dan tren pendapatan |
| Aging Report | Daftar invoice yang belum terbayar dikelompokkan berdasarkan umur tunggakan (0-30, 31-60, 61-90, 90+ hari) | Mengidentifikasi piutang bermasalah dan prioritas penagihan |
| Collection Rate | Persentase invoice terbayar vs total invoice yang diterbitkan per periode | Mengukur efektivitas proses penagihan dan prediksi cashflow |
| Revenue per Area | Pendapatan dikelompokkan berdasarkan area/zona geografis subscriber | Mengidentifikasi area paling menguntungkan dan potensi ekspansi |
| Revenue per Paket | Pendapatan dikelompokkan berdasarkan paket layanan | Analisis paket mana yang paling laris dan kontribusi revenue |
| Payment Method | Distribusi metode pembayaran yang digunakan subscriber | Mengetahui preferensi pembayaran dan optimasi channel |
Best Practices
Berikut adalah tips dan praktik terbaik untuk mengelola billing ISP Anda secara efektif menggunakan LancarTech:
Aktifkan semua channel reminder
Gunakan WhatsApp sebagai channel utama (open rate tertinggi) dan tambahkan SMS sebagai fallback. Email cocok untuk subscriber korporat. Semakin banyak channel yang aktif, semakin tinggi collection rate Anda.
Set grace period yang sesuai
Grace period 3 hari cocok untuk kebanyakan ISP. Untuk area rural dengan akses pembayaran terbatas, pertimbangkan 5-7 hari. Terlalu pendek akan banyak komplain, terlalu panjang akan menurunkan disiplin pembayaran.
Standarisasi tanggal billing
Jika memungkinkan, gunakan tanggal billing yang seragam (misalnya tanggal 1 atau tanggal 5) untuk memudahkan forecasting revenue dan manajemen cashflow. Prorating akan menangani subscriber yang mendaftar di tengah bulan.
Monitor aging report mingguan
Periksa Aging Report setidaknya seminggu sekali. Invoice yang berumur lebih dari 60 hari biasanya sulit ditagih — pertimbangkan untuk menghubungi subscriber secara personal atau melakukan kunjungan lapangan.
Aktifkan payment gateway
Subscriber yang bisa membayar online 24/7 cenderung lebih disiplin. Pastikan Tripay sudah dikonfigurasi dan link pembayaran disertakan di setiap reminder. Target: 80%+ pembayaran online untuk mengurangi beban administrasi.
Gunakan template reminder yang personal
Kustomisasi template pesan dengan menyebut nama subscriber dan detail tagihan. Pesan yang personal memiliki response rate lebih tinggi dibanding pesan generik. Gunakan variabel template yang tersedia.
Review dan rekonsiliasi bulanan
Di akhir bulan, lakukan rekonsiliasi antara laporan billing LancarTech dengan rekening bank Anda. Pastikan semua pembayaran tercatat dan tidak ada selisih. Gunakan laporan Revenue Summary dan Payment Method sebagai referensi.
Backup data billing secara rutin
Meskipun LancarTech menyimpan semua data di database dengan redundansi, ekspor data billing dan pembayaran secara berkala untuk arsip eksternal. Ini penting untuk audit, perpajakan, dan disaster recovery.