Portal Teknisi
Panduan lengkap Portal Teknisi LancarTech — portal yang dioptimalkan untuk perangkat mobile agar teknisi lapangan dapat mengelola work order, navigasi lokasi subscriber, upload foto dokumentasi, dan tracking inventory perangkat secara real-time.
Overview
Portal Teknisi adalah antarmuka khusus yang dirancang untuk teknisi lapangan ISP. Portal ini dioptimalkan untuk penggunaan mobile — semua fitur dirancang agar mudah diakses dari smartphone di lapangan, bahkan dengan koneksi internet yang terbatas.
Dengan Portal Teknisi, tim lapangan Anda dapat menerima assignment work order secara real-time, mengupdate status pekerjaan, mendokumentasikan instalasi dengan foto, mengecek inventory perangkat yang dibawa, dan melaporkan kendala — semua dari satu portal yang simpel dan responsif. Admin di kantor dapat memonitor progress teknisi secara live dari dashboard utama.
Mobile-Optimized
Antarmuka yang responsif dan ringan, dirancang khusus untuk penggunaan di smartphone saat di lapangan.
Real-time Updates
Notifikasi assignment baru dan perubahan jadwal diterima secara real-time tanpa perlu refresh.
Navigasi Lokasi
Integrasi peta dengan alamat subscriber. Satu klik untuk membuka navigasi di Google Maps atau Waze.
Foto Dokumentasi
Upload foto instalasi, perangkat, dan bukti pekerjaan langsung dari kamera smartphone.
Akses Portal
Portal Teknisi diakses melalui URL terpisah dari dashboard admin. Setiap teknisi memiliki akun sendiri dengan role khusus yang hanya memberikan akses ke fitur-fitur yang relevan untuk pekerjaan lapangan.
URL Login
https://lancartech.com/technician/loginPersyaratan Akun
Akun harus memiliki role 'Teknisi' (technician) yang diberikan oleh admin dari dashboard utama melalui menu Pengaturan > Pengguna.
Teknisi login menggunakan username dan password yang dibuat oleh admin. Password harus minimal 8 karakter dengan kombinasi huruf dan angka.
Admin dapat mengaktifkan Two-Factor Authentication (TOTP) untuk akun teknisi yang membutuhkan keamanan ekstra. Setup menggunakan aplikasi authenticator (Google Authenticator, Authy).
Portal dapat diakses dari browser apapun di smartphone. Disarankan menggunakan Chrome atau Safari versi terbaru untuk pengalaman terbaik.
Tambah Teknisi Baru:: Pilih role "Teknisi" dan isi data lengkap. Teknisi
Dashboard Teknisi
Setelah login, teknisi akan melihat dashboard yang menampilkan ringkasan pekerjaan dan jadwal hari ini. Dashboard dirancang minimalis agar informasi penting langsung terlihat tanpa perlu scroll panjang.
Komponen Dashboard
Ringkasan Hari Ini
Card di bagian atas menampilkan jumlah work order yang di-assign untuk hari ini: total, in progress, dan completed. Memberi gambaran cepat tentang workload hari ini.
Work Order Aktif
Daftar work order yang sedang in progress ditampilkan di bagian utama. Setiap item menampilkan nama subscriber, tipe pekerjaan (instalasi baru, perbaikan, relokasi), alamat, dan estimasi waktu. Klik untuk membuka detail lengkap.
Jadwal Hari Ini
Timeline visual yang menampilkan work order yang dijadwalkan sepanjang hari, diurutkan berdasarkan waktu. Membantu teknisi merencanakan rute dan estimasi waktu perjalanan antar lokasi.
Notifikasi Terbaru
Panel notifikasi menampilkan assignment baru, perubahan jadwal, pesan dari admin, dan pengingat SLA. Badge merah menandakan notifikasi yang belum dibaca.
Statistik Mingguan
Grafik kecil yang menampilkan performa teknisi selama seminggu terakhir: jumlah work order diselesaikan, rata-rata waktu penyelesaian, dan rating dari subscriber.
Work Order Management
Work order adalah unit kerja yang di-assign ke teknisi. Setiap work order berisi informasi lengkap tentang pekerjaan yang harus dilakukan, subscriber yang dikunjungi, dan perangkat yang dibutuhkan. Teknisi dapat melihat detail, mengupdate status, dan menambahkan catatan pada setiap work order.
Informasi Work Order
| Field | Keterangan |
|---|---|
| Nomor Work Order | Navigasi Lokasi |
| Tipe Pekerjaan | Koordinat GPS Subscriber: |
| Prioritas | Upload Foto |
| Subscriber | Kategori Foto |
| Cara Upload Foto | Ukuran & Format: |
| Jadwal | Inventory Teknisi |
| Catatan Admin | Alur Inventory |
| Jenis Perangkat yang Dilacak | Stok Minimum Alert: |
| SLA Deadline | Batas waktu penyelesaian berdasarkan SLA. Timer berjalan saat work order di-assign. |
Menambahkan Catatan
Teknisi dapat menambahkan catatan di setiap work order untuk mendokumentasikan progress, kendala yang ditemui, atau informasi penting lainnya. Catatan ini terlihat oleh admin dan teknisi lain yang mungkin menangani follow-up. Setiap catatan otomatis diberi timestamp dan nama teknisi yang menulis. Catatan bisa berupa teks biasa atau disertai foto.
Filter & Sorting:: tipe pekerjaan, prioritas, dan tanggal. Sorting default
Status Flow
Setiap work order memiliki alur status yang jelas. Teknisi bertanggung jawab untuk mengupdate status secara real-time agar admin dan subscriber dapat memonitor progress pekerjaan.
Assigned
Work order baru masuk dan menunggu untuk dikerjakan oleh teknisi. Berisi detail lokasi, jenis pekerjaan, dan SLA deadline.
Aksi:: Klik 'Mulai Kerjakan' untuk mengubah status menjadi In Progress.
In Progress
Teknisi sedang mengerjakan work order di lapangan. Timer SLA berjalan dan progress dapat diupdate secara real-time.
Aksi:: Update progress pekerjaan dan tambahkan catatan atau foto dokumentasi.
Completed
Pekerjaan lapangan telah selesai dan menunggu verifikasi dari admin atau supervisor sebelum ditutup.
Aksi:: Klik 'Selesai' untuk mengirim laporan dan foto dokumentasi ke admin.
Escalated
Work order telah diverifikasi dan ditutup. Riwayat pekerjaan tersimpan untuk referensi dan audit.
Aksi:: Lihat ringkasan pekerjaan dan feedback dari subscriber.
Cancelled
Work order dibatalkan karena permintaan subscriber atau keputusan admin. Alasan pembatalan tercatat di log.
Aksi:: Lihat alasan pembatalan dan catatan terkait.
SLA Timer:: berwarna hijau (on track), kuning (mendekati deadline), atau
Navigasi Lokasi
Setiap work order mencantumkan alamat lengkap subscriber beserta koordinat GPS (jika tersedia). Portal Teknisi menyediakan fitur navigasi yang memudahkan teknisi menemukan lokasi subscriber dengan cepat.
Alamat Lengkap
Alamat subscriber ditampilkan lengkap termasuk RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota, dan kode pos. Jika subscriber memberikan patokan lokasi, informasi tersebut juga ditampilkan sebagai catatan tambahan.
Peta Interaktif
Peta Leaflet di halaman detail work order menampilkan pin lokasi subscriber. Teknisi dapat zoom in/out untuk melihat area sekitar dan merencanakan rute. Peta juga menampilkan lokasi teknisi saat ini (dengan izin GPS).
Buka di Google Maps / Waze
Tombol navigasi yang langsung membuka Google Maps atau Waze dengan koordinat subscriber sebagai tujuan. Satu klik untuk memulai navigasi turn-by-turn ke lokasi subscriber dari posisi teknisi saat ini.
Riwayat Kunjungan
Jika subscriber pernah dikunjungi sebelumnya, catatan dari kunjungan terakhir ditampilkan — termasuk foto lokasi, akses masuk, dan tips navigasi dari teknisi sebelumnya.
Koordinat GPS Subscriber:: ditambahkan oleh teknisi saat kunjungan pertama. Setelah
Upload Foto
Dokumentasi foto adalah bagian penting dari setiap work order. Foto menjadi bukti pekerjaan, membantu admin mereview kualitas instalasi, dan berguna untuk referensi di masa depan jika subscriber melaporkan masalah.
Kategori Foto
| Kategori | Keterangan | Wajib |
|---|---|---|
| Sebelum Instalasi | Foto kondisi lokasi sebelum pemasangan. Dokumentasi titik penarikan kabel dan posisi perangkat. | Instalasi Baru |
| Proses Instalasi | Foto proses pemasangan: penarikan kabel, crimping, mounting perangkat. | Opsional |
| Sesudah Instalasi | Foto hasil akhir: posisi router, kerapian kabel, indikator perangkat menyala. | Semua Tipe |
| Perangkat | Foto serial number perangkat yang terpasang (router, ONU, switch). Untuk tracking asset. | Instalasi Baru |
| Masalah Ditemukan | Foto kerusakan, kabel putus, perangkat rusak, atau kondisi yang perlu dilaporkan. | Perbaikan |
| Bukti Selesai | Screenshot speed test atau foto layar subscriber yang menunjukkan koneksi berhasil. | Semua Tipe |
Cara Upload Foto
Navigasi ke work order yang sedang dikerjakan dari dashboard atau daftar work order.
Tekan tombol 'Tambah Foto' di bagian dokumentasi. Pilih apakah ingin mengambil foto baru dari kamera atau memilih dari galeri.
Pilih kategori yang sesuai: Sebelum, Proses, Sesudah, Perangkat, Masalah, atau Bukti Selesai. Kategori memudahkan admin mereview dokumentasi.
Opsional: tambahkan keterangan singkat tentang foto. Contoh: 'Posisi router di atas meja ruang tamu', 'Kabel FO masuk dari tiang depan'.
Tekan tombol Upload. Foto akan dikompresi secara otomatis untuk menghemat bandwidth. Progress upload ditampilkan. Foto yang berhasil diupload akan tampil di galeri work order.
Ukuran & Format:: untuk verifikasi.
Inventory Teknisi
Setiap teknisi memiliki inventory perangkat yang di-checkout dari gudang untuk dibawa ke lapangan. Portal Teknisi menyediakan fitur tracking inventory agar admin dan teknisi dapat memantau stok perangkat yang tersedia secara real-time.
Alur Inventory
Ambil dari Gudang
Admin gudang atau teknisi sendiri melakukan checkout perangkat dari gudang. Setiap perangkat memiliki serial number unik yang di-scan atau diinput manual. Stok gudang otomatis berkurang.
Inventory di Tangan
Perangkat yang sudah di-checkout menjadi inventory teknisi. Daftar perangkat yang dibawa terlihat di Portal Teknisi di menu Inventory. Teknisi bisa mengecek stok yang tersedia sebelum berangkat ke lokasi.
Instalasi di Subscriber
Saat memasang perangkat di lokasi subscriber, teknisi menandai perangkat sebagai 'Terpasang' dan mengaitkannya dengan subscriber dan work order. Asset tracking otomatis ter-update — perangkat terdaftar sebagai asset di lokasi subscriber.
Kembalikan ke Gudang
Perangkat yang tidak terpakai atau yang dicabut dari subscriber dikembalikan ke gudang. Teknisi melakukan return di portal, admin gudang mengonfirmasi. Stok gudang otomatis bertambah kembali.
Jenis Perangkat yang Dilacak
| Perangkat | Contoh | Tracking |
|---|---|---|
| Router / ONT | MikroTik hAP, ZTE F660, Huawei HG8245H | Per serial number |
| ONU / OLT Module | ZTE C320 SFP, Huawei MA5608T | Per serial number |
| Kabel Fiber | Kabel FO drop 100m, patch cord SC-UPC | Per batch / meter |
| Connector & Adapter | SC/UPC, SC/APC, coupler | Per batch (qty) |
| Switch / AP | TP-Link switch 8 port, Ubiquiti UAP | Per serial number |
| Tools | Splicer, OTDR, power meter, stripper | Per unit |
Stok Minimum Alert:: otomatis menerima notifikasi untuk menyiapkan restock.
Notifikasi
Sistem notifikasi memastikan teknisi selalu mendapat informasi terbaru tentang assignment, perubahan jadwal, dan pengingat SLA. Notifikasi dikirim melalui beberapa channel untuk memastikan pesan sampai.
Channel Notifikasi
Push Notification (Portal)
Notifikasi real-time di dalam Portal Teknisi. Badge merah di ikon lonceng menampilkan jumlah notifikasi yang belum dibaca. Klik untuk melihat detail.
Pesan WhatsApp otomatis untuk event penting: assignment baru, perubahan jadwal, dan SLA warning. Dikirim ke nomor yang terdaftar di profil teknisi.
SMS (Backup)
SMS dikirim sebagai backup jika WhatsApp gagal. Memastikan teknisi tetap mendapat informasi meskipun tidak ada koneksi data internet.
Ringkasan harian yang dikirim setiap pagi berisi jadwal work order hari ini, status pending, dan pengingat inventory yang perlu di-return.
Jenis Event Notifikasi
| Event | Keterangan | Channel |
|---|---|---|
| Work Order Baru | Work order baru di-assign ke teknisi. | Portal, WA, SMS |
| Perubahan Jadwal | Admin mengubah jadwal atau re-assign work order. | Portal, WA |
| SLA Warning | Deadline SLA tinggal 1 jam atau sudah terlewat. | Portal, WA |
| Pesan dari Admin | Admin mengirim pesan atau instruksi tambahan. | Portal, WA |
| Work Order Dibatalkan | Admin membatalkan work order yang sudah di-assign. | Portal, WA |
| Stok Rendah | Inventory perangkat yang dibawa di bawah batas minimum. | Portal |
| Jadwal Esok Hari | Ringkasan work order yang dijadwalkan untuk besok. | WA, Email |
Preferensi Notifikasi:: channel mana yang aktif untuk setiap jenis event. Namun,
Best Practices
Ikuti panduan best practices berikut agar pekerjaan lapangan berjalan efisien, terdokumentasi dengan baik, dan memenuhi standar SLA yang ditetapkan.
Update Status Secara Real-time
Selalu update status work order saat transisi terjadi. Klik 'Mulai Kerjakan' saat tiba di lokasi, bukan setelah selesai. Ini membantu admin memonitor progress dan mengestimasi waktu untuk work order berikutnya. Status yang akurat juga penting untuk perhitungan SLA dan performa teknisi.
Dokumentasi Foto yang Lengkap
Ambil foto sebelum dan sesudah instalasi. Foto perangkat (termasuk serial number yang terbaca jelas), kerapian kabel, dan posisi pemasangan. Foto yang lengkap melindungi Anda jika subscriber melaporkan masalah di kemudian hari. Minimal 3 foto per work order: sebelum, sesudah, dan bukti koneksi berhasil.
Tracking Inventory yang Teliti
Selalu update inventory saat memasang atau mencopot perangkat. Scan serial number perangkat yang terpasang dan kaitkan dengan subscriber. Return perangkat yang tidak terpakai ke gudang pada hari yang sama jika memungkinkan. Inventory yang akurat mencegah kehilangan asset.
Tambahkan Catatan yang Berguna
Tulis catatan yang informatif di setiap work order. Sertakan detail seperti: akses masuk ke lokasi (pagar perlu kode, harus lewat gang kecil), kondisi infrastruktur yang ditemukan, rekomendasi untuk kunjungan selanjutnya, dan nomor HP subscriber yang bisa dihubungi.
Perhatikan SLA Deadline
Monitor timer SLA di setiap work order. Prioritaskan work order dengan deadline terdekat atau prioritas tertinggi. Jika yakin tidak bisa memenuhi deadline, eskalasi lebih awal agar admin bisa menugaskan teknisi lain — eskalasi di awal lebih baik daripada terlambat.
Cek Inventory Sebelum Berangkat
Sebelum berangkat ke lokasi, cek daftar perangkat yang dibutuhkan di work order dan pastikan semua tersedia di inventory Anda. Tidak ada yang lebih membuang waktu daripada harus kembali ke gudang karena lupa membawa perangkat tertentu.
Update Koordinat GPS Subscriber
Jika work order adalah kunjungan pertama ke subscriber dan koordinat belum tersimpan, update koordinat GPS dari lokasi Anda saat tiba. Ini akan memudahkan navigasi untuk teknisi lain di kunjungan berikutnya.
Komunikasi dengan Subscriber
Hubungi subscriber 30 menit sebelum tiba untuk konfirmasi jadwal dan memastikan ada orang di rumah. Setelah selesai, jelaskan hasil pekerjaan kepada subscriber dan tunjukkan bahwa koneksi berjalan normal. Subscriber yang puas memberi rating tinggi.
Siap Mengelola Tim Teknisi?
Buat akun teknisi pertama dan mulai assign work order dari dashboard admin. Tim teknisi Anda akan langsung produktif dengan Portal Teknisi yang intuitif dan mobile-optimized.