Inventory & Warehouse
Panduan lengkap manajemen inventaris dan gudang LancarTech — dari
Overview
Sebagai ISP, Anda mengelola ratusan hingga ribuan perangkat jaringan
yang tersebar di gudang, rumah pelanggan, dan lokasi infrastruktur.
Stok Real-Time
Pantau jumlah stok setiap item di setiap gudang secara real-time dengan dashboard yang mudah dibaca.
Asset Tracking
Lacak perangkat berdasarkan serial number — ketahui lokasi, status, dan subscriber yang menggunakan setiap unit.
Multi-Gudang
Kelola beberapa gudang/warehouse sekaligus dengan transfer stok antar lokasi yang tercatat otomatis.
Purchase Order
Buat PO ke supplier, terima barang, dan stok langsung bertambah — terintegrasi dengan modul keuangan.
Item Management
Langkah pertama dalam mengelola inventaris adalah mendaftarkan semua
Kategori Item Bawaan
| Kategori | Contoh Item | Keterangan |
|---|---|---|
| Membuat Item Baru | Kategori Kustom: | Router CPE atau router backbone yang dipasang di lokasi subscriber atau POP |
| Inventory > Kategori | Stock Movements | Optical Network Terminal untuk jaringan FTTH/GPON |
| Tipe Stock Movement | Mencatat Stock In / Stock Out Manual | Perhatian: |
| Kabel FO | Kabel drop 1 core, kabel feeder 12 core, kabel distribusi 24 core | Multi-Warehouse (Multi-Gudang) |
| Konektor | Membuat Gudang Baru | Contoh Penggunaan |
| Tips: | PLC Splitter 1:8, 1:16, 1:32 | Purchase Orders (PO) |
| Aksesoris | Alur Purchase Order | Integrasi Keuangan: |
| Alat Kerja | Asset Tracking | Alat kerja teknisi lapangan (bisa dicatat sebagai aset tetap) |
Membuat Item Baru
Navigasi ke menu Inventory > Items di dashboard admin. Klik tombol Tambah Item untuk membuka form pendaftaran item baru.
Masukkan nama item, pilih kategori (atau buat kategori baru), tentukan SKU (Stock Keeping Unit) yang unik, pilih satuan (pcs, meter, roll, box), dan masukkan harga beli rata-rata.
Tentukan batas stok minimum (reorder point). Saat stok mencapai angka ini, sistem akan mengirim notifikasi kepada admin agar segera melakukan pembelian ulang. Misalnya, set minimum 10 unit untuk ONT.
Untuk item bernilai tinggi seperti ONT, router, atau OLT, aktifkan opsi Trackable. Item yang trackable akan dilacak per serial number — setiap unit memiliki identitas unik yang dapat di-assign ke subscriber atau teknisi.
Klik Simpan untuk mendaftarkan item. Item baru akan muncul di daftar inventaris dengan stok awal 0. Anda dapat menambahkan stok melalui Stock In atau Purchase Order.
Kategori Kustom:: jika ISP Anda juga menjual perangkat CCTV atau UPS, cukup buat
Stock Movements
Setiap perubahan jumlah stok tercatat sebagai stock movement.
LancarTech mencatat secara detail siapa yang melakukan, kapan,
| Tipe | Arah | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|---|
| Purchase | Penting: | Stok masuk dari pembelian ke supplier melalui Purchase Order | Warehouse Transfers |
| Deploy | Proses Transfer | Stok In-Transit: | Pasang 1 ONT ZTE F660 (SN: ZTE-F660-00342) ke subscriber Ahmad |
| Supplier Management | Masuk | Informasi Supplier | Cabut ONT dari subscriber yang churn, masuk kembali ke gudang |
| Laporan Inventaris | Keluar/Masuk | Best Practices | Pindah 20 roll kabel FO dari Gudang Pusat ke Gudang Cabang Timur |
| Selanjutnya: Akuntansi & Keuangan | Masuk/Keluar | Penyesuaian stok karena stock opname, kerusakan, kehilangan, atau koreksi | Stock opname: selisih -3 konektor SC/UPC (lost) |
| Technician Issue | Keluar | Stok dikeluarkan untuk dibawa teknisi ke lapangan | Issue 5 fast connector + 100m kabel drop ke teknisi Budi |
| Technician Return | Masuk | Stok yang tidak terpakai dikembalikan oleh teknisi | Teknisi Budi return 2 fast connector sisa instalasi |
Mencatat Stock In / Stock Out Manual
Buka menu Inventory > Stock Movement. Pilih item yang akan diubah stoknya dan tentukan gudang tujuan (untuk stock in) atau gudang asal (untuk stock out).
Pilih tipe movement (Purchase, Adjustment, dll), masukkan jumlah, dan isi referensi jika ada (misalnya nomor PO atau nomor tiket).
Untuk item yang bersifat trackable, Anda harus memasukkan serial number setiap unit. Sistem akan memvalidasi bahwa serial number belum terdaftar (untuk stock in) atau benar-benar ada di gudang (untuk stock out).
Isi catatan/keterangan untuk dokumentasi. Misalnya: 'Terima dari supplier PT Fiber Optik Nusantara, invoice #INV-S-2026-089'. Catatan ini akan muncul di riwayat movement.
Review detail movement, lalu klik Simpan. Stok akan langsung terupdate dan movement tercatat di history. Jika tipe movement berkaitan dengan keuangan (purchase), jurnal akuntansi otomatis dibuat.
Perhatian:: audit. Jika terjadi kesalahan, gunakan tipe
Multi-Warehouse (Multi-Gudang)
ISP yang beroperasi di beberapa wilayah biasanya memiliki lebih dari
POP (Point of Presence), atau gudang kecil di rumah teknisi.
Navigasi ke Inventory > Warehouse. Halaman ini menampilkan daftar semua gudang beserta ringkasan jumlah item dan total value di masing-masing gudang.
Isi nama gudang (contoh: 'Gudang Pusat', 'POP Cibinong', 'Stok Teknisi Budi'), alamat lengkap, dan PIC (Person In Charge) yang bertanggung jawab.
Satu gudang dapat ditandai sebagai gudang default. Gudang default akan otomatis terpilih saat melakukan stock in dari Purchase Order atau saat admin tidak secara eksplisit memilih gudang.
Setelah disimpan, gudang baru siap digunakan. Anda dapat langsung melakukan stock in ke gudang ini atau transfer dari gudang lain.
| Gudang | Lokasi | Contoh Penggunaan |
|---|---|---|
| Router | MikroTik hAP ac2, RB750Gr3, CCR1009 | Router CPE atau router backbone yang dipasang di lokasi subscriber atau POP |
| ONT | ZTE F660, Huawei HG8245H, Nokia G-240W-F | Optical Network Terminal untuk jaringan FTTH/GPON |
| OLT | ZTE C300, Huawei MA5608T | Perangkat sentral GPON di POP/data center |
| Kabel FO | Kabel drop 1 core, kabel feeder 12 core, kabel distribusi 24 core | Kabel fiber optic berbagai jenis dan jumlah core |
Tips:: catat sebagai transfer ke "gudang" teknisi tersebut. Ini
Purchase Orders (PO)
Purchase Order (PO) adalah fitur untuk mengelola proses pembelian
Alur Purchase Order
Buat PO Baru
Admin membuat PO dengan memilih supplier, menambahkan item beserta jumlah dan harga satuan, memilih gudang tujuan penerimaan, dan menentukan tanggal pengiriman yang diharapkan. PO berstatus Draft dan masih bisa diedit.
Approval (Opsional)
Jika fitur approval diaktifkan, PO harus disetujui oleh admin atau manager sebelum dikirim ke supplier. PO yang nilainya melebihi batas tertentu dapat memerlukan approval bertingkat. Fitur ini mencegah pembelian yang tidak sah.
Kirim ke Supplier
Setelah disetujui, PO dikirim ke supplier. LancarTech dapat meng-generate PDF PO yang profesional yang bisa diunduh dan dikirim via email atau WhatsApp. Status berubah menjadi Sent.
Penerimaan Parsial
Jika supplier mengirim barang secara bertahap, Anda dapat mencatat penerimaan parsial. Stok bertambah sesuai jumlah yang diterima, dan sistem melacak sisa item yang belum dikirim. Status PO menjadi Partially Received.
Penerimaan Lengkap
Saat seluruh item telah diterima, PO berstatus Completed. Stok gudang tujuan sudah terupdate secara lengkap. Jika ada selisih jumlah (lebih atau kurang dari yang dipesan), dicatat sebagai catatan di PO.
Integrasi Keuangan:: Hutang Dagang). Invoice dari supplier dapat dicocokkan dengan
Asset Tracking
Asset tracking adalah fitur untuk melacak perangkat bernilai tinggi
Status Lifecycle Asset
| Status | Deskripsi | Lokasi |
|---|---|---|
| Konektor | SC/UPC, SC/APC, fast connector | Konektor fiber optic untuk sambungan kabel |
| Splitter | PLC Splitter 1:8, 1:16, 1:32 | Pembagi sinyal optik di jaringan GPON |
| Aksesoris | ODP, OTB, pigtail, patch cord, closure | Perangkat pendukung jaringan fiber |
| Alat Kerja | Splicer, OPM, OTDR, stripper, cleaver | Alat kerja teknisi lapangan (bisa dicatat sebagai aset tetap) |
| Gudang Pusat | Kantor utama ISP | Stok utama, menerima barang dari supplier, mendistribusikan ke gudang cabang |
| Gudang POP | Titik POP di setiap wilayah | Stok untuk instalasi di area sekitar POP, mengurangi waktu respon teknisi |
Setiap perubahan status asset tercatat sebagai asset history — lengkap dengan timestamp, user yang melakukan, dan catatan. Dengan riwayat ini, Anda dapat mengetahui perjalanan lengkap sebuah ONT misalnya: diterima dari supplier pada tanggal X, disimpan di Gudang Pusat, ditransfer ke POP Cibinong, di-deploy ke subscriber Ahmad pada tanggal Y, dicabut pada tanggal Z karena subscriber churn, dikembalikan ke gudang, dan seterusnya.
Asset Assignment
Asset assignment adalah proses menghubungkan perangkat fisik
(seperti ONT atau router) dengan subscriber tertentu. Proses ini
Navigasi ke halaman detail subscriber yang akan dipasangi perangkat. Alternatifnya, buka tiket instalasi yang sudah dijadwalkan — dari sini Anda juga bisa melakukan assignment.
Di bagian Perangkat/Assets pada halaman subscriber, klik tombol Assign Asset. Dialog pencarian akan muncul.
Ketik serial number atau nama item untuk mencari perangkat. Hanya perangkat dengan status In Stock yang dapat di-assign. Pilih perangkat yang sesuai — misalnya ONT ZTE F660 dengan serial number tertentu.
Review detail assignment: subscriber tujuan, perangkat yang dipilih, dan gudang asal. Klik Konfirmasi untuk menyelesaikan proses.
Setelah dikonfirmasi: status asset berubah dari In Stock menjadi Deployed, stok gudang berkurang 1 unit, asset tercatat di profil subscriber, dan stock movement tipe Deploy otomatis dibuat.
Unassign / Cabut Perangkat
Saat subscriber berhenti berlangganan (churn) atau perangkat perlu
Navigasi ke halaman detail subscriber, lalu lihat bagian Perangkat/Assets yang terpasang.
Klik tombol Unassign atau Cabut di samping perangkat yang ingin dilepas. Pilih alasan: churn, ganti perangkat, perbaikan, atau lainnya.
Tentukan ke gudang mana perangkat akan dikembalikan. Jika perangkat rusak, bisa langsung diarahkan ke Gudang Rusak.
Setelah dikonfirmasi: status asset berubah menjadi Returned atau In Repair, stok gudang tujuan bertambah, relasi dengan subscriber dihapus, dan stock movement tipe Return otomatis dibuat.
Integrasi Tiket:: assignment dari halaman tiket tersebut. Serial number yang
Stock Alerts (Notifikasi Stok)
Kehabisan stok perangkat di tengah jadwal instalasi yang padat
Low Stock Warning
Notifikasi dikirim saat stok item di gudang tertentu mencapai atau di bawah reorder point yang telah diset. Contoh: stok ONT ZTE F660 di Gudang Pusat tinggal 5 unit (minimum: 10).
Out of Stock Alert
Alert kritis saat stok item benar-benar habis (0 unit). Ditampilkan sebagai badge merah di dashboard dan dikirim sebagai notifikasi urgent ke admin.
Per-Gudang Monitoring
Notifikasi stok berlaku per gudang, bukan total. Jadi meskipun total stok masih cukup, jika satu gudang cabang kehabisan, alert tetap muncul untuk gudang tersebut.
Auto-Reorder Suggestion
Saat low stock terdeteksi, sistem menyarankan jumlah pembelian berdasarkan rata-rata konsumsi bulanan dan lead time supplier. Admin tinggal klik untuk membuat draft PO.
Penting:: harian dikalikan lead time pengiriman supplier (dalam hari)
Warehouse Transfers
Transfer antar gudang memungkinkan Anda memindahkan stok dari satu
Proses Transfer
Buka Inventory > Transfers, klik Buat Transfer. Pilih gudang asal dan gudang tujuan. Gudang asal dan tujuan tidak boleh sama.
Pilih item yang akan ditransfer dan masukkan jumlah. Sistem akan memvalidasi bahwa stok di gudang asal mencukupi. Untuk item trackable, pilih serial number spesifik yang akan dipindahkan.
Review daftar item yang akan ditransfer. Tambahkan catatan jika perlu (misalnya: 'Distribusi stok untuk instalasi minggu depan di area Cibinong'). Klik Kirim Transfer.
Admin atau PIC gudang tujuan menerima notifikasi transfer masuk. Mereka melakukan verifikasi fisik barang, lalu klik Terima untuk mengkonfirmasi. Stok gudang tujuan bertambah setelah dikonfirmasi.
Stok In-Transit:: perangkat dari teknisi satu ke teknisi lain.
Supplier Management
Modul supplier memungkinkan Anda mencatat dan mengelola informasi
Informasi Supplier
| Field | Deskripsi | Contoh |
|---|---|---|
| Stok Teknisi | Dibawa oleh teknisi lapangan | Item kecil yang sering dibutuhkan: konektor, pigtail, patch cord. Dicatat sebagai gudang virtual per teknisi |
| Gudang Rusak | Kantor / POP | Perangkat yang rusak/defect menunggu perbaikan atau retur ke supplier |
| In Stock | Perangkat tersedia di gudang, siap untuk di-deploy atau ditransfer | Gudang (Pusat/POP/Teknisi) |
| Deployed | Perangkat sudah dipasang dan aktif digunakan oleh subscriber | Lokasi subscriber |
| In Repair | Perangkat sedang dalam proses perbaikan/servis | Gudang Rusak / vendor servis |
| Reserved | Perangkat dipesan untuk instalasi yang sudah dijadwalkan | Gudang (menunggu deploy) |
| Returned | Perangkat dikembalikan dari subscriber, menunggu pengecekan | Gudang (menunggu QC) |
| Disposed | Perangkat dibuang/dihapuskan karena rusak permanen atau sudah obsolete | Dihapuskan dari stok aktif |
Setiap supplier memiliki halaman detail yang menampilkan riwayat semua Purchase Order yang pernah dibuat ke supplier tersebut, total nilai pembelian, dan item apa saja yang biasa dibeli. Informasi ini membantu Anda mengevaluasi performa supplier dan membuat keputusan pembelian yang lebih baik.
Laporan Inventaris
LancarTech menyediakan berbagai laporan inventaris untuk membantu
| Laporan | Deskripsi | Kegunaan |
|---|---|---|
| Nama Supplier | Nama perusahaan atau toko supplier | PT Fiber Optik Nusantara |
| Kontak Person | Nama PIC yang biasa dihubungi untuk pemesanan | Pak Joko - Sales Manager |
| Telepon / WA | Nomor telepon atau WhatsApp untuk komunikasi | 08123456789 |
| Email untuk pengiriman PO dan korespondensi resmi | sales@fiberoptiknusantara.co.id | |
| Alamat | Alamat lengkap kantor/gudang supplier | Jl. Raya Industri No. 45, Tangerang |
| NPWP | Nomor Pokok Wajib Pajak supplier untuk keperluan faktur pajak | 01.234.567.8-012.000 |
| Lead Time | Estimasi waktu pengiriman rata-rata dalam hari kerja | 5-7 hari kerja |
| Catatan | Catatan tambahan tentang supplier | Minimal order 50 pcs untuk free ongkir |
Best Practices
Berikut adalah tips dan praktik terbaik untuk mengelola inventaris
Selalu catat serial number perangkat mahal
Aktifkan fitur trackable untuk semua ONT, router, OLT, splicer, dan perangkat bernilai tinggi lainnya. Serial number memungkinkan tracking individual — Anda tahu persis perangkat mana yang ada di subscriber mana, dan siapa yang terakhir memindahkannya.
Lakukan stock opname berkala
Jadwalkan stock opname minimal setiap 3 bulan untuk gudang utama dan setiap bulan untuk stok teknisi. Gunakan fitur Adjustment untuk mencatat selisih yang ditemukan — ini menjaga akurasi data dan mengidentifikasi potensi kehilangan.
Set reorder point yang realistis
Jangan set terlalu rendah (risiko kehabisan stok saat butuh) atau terlalu tinggi (modal terlalu banyak tertanam di inventaris). Hitung berdasarkan rata-rata konsumsi harian x lead time supplier + buffer 20% untuk fluktuasi.
Gunakan gudang virtual untuk teknisi
Buat satu gudang virtual per teknisi untuk melacak material yang mereka bawa. Saat mengambil dari gudang pusat, catat sebagai transfer. Saat selesai instalasi, teknisi melaporkan item yang terpakai. Sisa dikembalikan ke gudang.
Proses PO untuk semua pembelian
Meskipun pembelian kecil, biasakan membuat PO. Ini memastikan semua pembelian tercatat, terintegrasi dengan keuangan, dan memudahkan rekonsiliasi dengan invoice supplier. Gunakan approval workflow untuk pembelian di atas nominal tertentu.
Pisahkan perangkat rusak
Buat gudang khusus (Gudang Rusak/Defect) untuk perangkat yang bermasalah. Transfer perangkat rusak ke gudang ini agar tidak tercampur dengan stok bagus. Review secara berkala — perangkat yang bisa diperbaiki dikirim ke vendor servis, yang tidak bisa di-dispose.
Manfaatkan laporan consumption untuk forecasting
Review Consumption Report setiap bulan untuk mengetahui tren penggunaan. Jika Anda melihat peningkatan konsumsi ONT (tanda pertumbuhan subscriber), tingkatkan reorder point dan siapkan PO lebih awal.
Integrasikan dengan workflow tiket
Saat membuat tiket instalasi, pastikan teknisi melakukan asset assignment langsung dari tiket. Ini memastikan setiap perangkat yang dipasang tercatat di profil subscriber dan mengurangi risiko perangkat tidak terdokumentasi.